Co-criação entre Times em Design Systems: Construindo Juntos para Melhor Adoção

Introdução

Quem melhor entende as necessidades e desafios de usar um Design System do que as próprias equipes que o consomem diariamente? Embora uma equipe central dedicada seja crucial para a governança e manutenção, um modelo puramente top-down pode levar a um sistema desconectado da realidade dos produtos ou com baixa adesão. A Co-criação entre Times surge como uma abordagem colaborativa poderosa, quebrando silos e convidando designers, desenvolvedores e outros stakeholders a participarem ativamente da construção e evolução do Design System. Ao transformar consumidores passivos em contribuidores ativos, a co-criação não só melhora a qualidade do sistema, mas também pavimenta o caminho para uma adoção mais orgânica e entusiástica.

O que é Co-criação em Design Systems?

Co-criação, no contexto de Design Systems, é uma filosofia e um conjunto de práticas que enfatizam a colaboração ativa e multidisciplinar na tomada de decisões e no desenvolvimento do sistema. Significa ir além de apenas coletar feedback e passar a construir junto com as equipes que usarão o sistema.

As práticas de co-criação podem incluir:

Workshops Colaborativos: Sessões facilitadas onde membros de diferentes equipes (design, dev, produto) trabalham juntos para definir requisitos, esboçar soluções para novos componentes ou refinar padrões existentes.
Sessões de Design/Pairing: Designers e desenvolvedores trabalhando lado a lado (pair design/pair programming) na criação ou implementação de um componente do DS.
Modelo de Contribuição Aberto: Estabelecer um processo claro para que equipes externas à equipe central do DS possam propor, desenvolver e submeter novos componentes ou melhorias (modelo federado ou híbrido).
Guildas ou Comunidades de Prática: Fóruns regulares onde representantes de diferentes times discutem desafios, compartilham aprendizados e colaboram em iniciativas relacionadas ao DS.
Revisões de Design/Código Abertas: Convidar membros de outras equipes para participar das revisões de novas propostas ou implementações para o DS.
Programas Piloto e “Early Adopters”: Envolver equipes específicas no teste e validação de novos recursos do DS antes do lançamento geral.

O objetivo é aproveitar a inteligência coletiva e a diversidade de perspectivas para criar um Design System mais robusto, relevante e aceito.

Por que é importante?

A adoção de práticas de co-criação traz inúmeros benefícios:

Maior Adoção e Engajamento: Equipes que participam da criação do sistema sentem maior propriedade e são mais propensas a usá-lo e defendê-lo.
Soluções Mais Robustas: A diversidade de perspectivas (design, dev, produto, acessibilidade) leva a componentes e padrões mais bem pensados e que atendem a uma gama maior de necessidades.
Alinhamento com Necessidades Reais: Garante que o DS resolva problemas reais enfrentados pelas equipes de produto, em vez de ser puramente teórico.
Quebra de Silos: Fomenta a comunicação e a colaboração entre diferentes disciplinas e equipes.
Inovação Acelerada: Permite que boas ideias e soluções surjam de qualquer parte da organização, não apenas da equipe central.
Escalabilidade da Equipe do DS: Permite que a equipe central foque em governança e infraestrutura, enquanto as equipes contribuem com componentes específicos (modelo federado).
Melhora da Qualidade: O processo colaborativo de revisão e contribuição tende a elevar a qualidade geral dos componentes e da documentação.

Como a Interaction Design Foundation aponta, a co-criação alinha participantes com diferentes papéis e oferece diversas perspectivas.

Como aplicar na prática?

Implementar a co-criação requer uma mudança cultural e processos bem definidos:

Definir o Modelo de Governança: Escolha o modelo que melhor se adapta à sua organização (centralizado com contribuição, federado, híbrido) e defina os papéis e responsabilidades.
Estabelecer Processos de Contribuição Claros: Crie um guia detalhado sobre como as equipes podem propor, desenvolver, testar e submeter contribuições ao DS (componentes, padrões, correções).
Facilitar Workshops Estruturados: Planeje e facilite sessões de co-criação com objetivos claros, atividades definidas e participantes de diferentes disciplinas.
Criar Espaços de Colaboração: Use ferramentas como Figma, Miro, ou mesmo quadros brancos físicos para sessões de brainstorming e design colaborativo.
Promover a Comunicação Aberta: Crie canais (Slack, fóruns) onde as equipes possam discutir ideias, fazer perguntas e colaborar em iniciativas do DS.
Investir em Ferramentas: Garanta que as ferramentas (Figma, Storybook, Git) suportem o fluxo de trabalho colaborativo.
Oferecer Suporte e Mentoria: A equipe central do DS deve atuar como facilitadora, oferecendo suporte e orientação às equipes contribuidoras.
Reconhecer Contribuições: Dê crédito e visibilidade às equipes e indivíduos que contribuem para o Design System.
Começar Pequeno: Se a co-criação for uma novidade, comece com um projeto piloto ou envolvendo algumas equipes-chave antes de escalar.
Definir Critérios de Qualidade: Estabeleça padrões claros de design, código, acessibilidade e documentação que todas as contribuições devem atender.

Ferramentas ou frameworks relacionados

Ferramentas de Design Colaborativo (Figma, Sketch for Teams): Essenciais para o design visual colaborativo.
Quadros Brancos Digitais (Miro, Mural): Ótimos para workshops de brainstorming e ideação remota.
Plataformas de Controle de Versão (Git – GitHub, GitLab, Bitbucket): Fundamentais para o fluxo de contribuição de código.
Ferramentas de Documentação (Storybook, Zeroheight, Notion): Para documentar componentes e o processo de contribuição.
Ferramentas de Comunicação (Slack, Microsoft Teams): Para discussões e coordenação.
Metodologias Ágeis e Lean UX: Podem informar a abordagem iterativa e colaborativa.
Design Sprints: Um formato de workshop intensivo que pode ser adaptado para co-criar soluções para o DS.
Comunidades de Prática (CoP) / Guildas: Modelos organizacionais para fomentar a colaboração entre especialistas de diferentes times.

Erros comuns

Falta de Processo Claro: Convidar para colaborar sem definir como as contribuições serão feitas, revisadas e integradas.
Governança Fraca: Não ter critérios claros de qualidade ou um processo de revisão robusto, levando a inconsistências.
Sobrecarga da Equipe Central: A equipe do DS se torna um gargalo revisando e integrando um grande volume de contribuições de baixa qualidade.
Falta de Incentivo ou Reconhecimento: As equipes não se sentem motivadas a contribuir se seu esforço não for valorizado ou reconhecido.
“Design por Comitê”: Processos de co-criação mal facilitados que levam a soluções diluídas ou que tentam agradar a todos sem uma visão clara.
Excluir Disciplinas Chave: Não envolver representantes de todas as áreas relevantes (ex: esquecer conteúdo, pesquisa ou QA).
Ferramentas Inadequadas: Tentar implementar a co-criação sem ferramentas que suportem a colaboração eficaz.
Resistência Cultural: Tentar impor a co-criação em uma cultura organizacional que valoriza silos e trabalho individual.

Conclusão

A co-criação transforma o Design System de um conjunto de regras impostas para um patrimônio compartilhado, construído e mantido pela inteligência coletiva da organização. Ao envolver ativamente designers, desenvolvedores e outros stakeholders no processo, não apenas criamos componentes e padrões mais eficazes e alinhados às necessidades reais, mas também cultivamos um senso de propriedade e engajamento que é fundamental para a adoção e o sucesso a longo prazo do sistema. Embora exija investimento em processos claros, facilitação eficaz e uma cultura de colaboração, os benefícios de um Design System co-criado – em termos de qualidade, relevância e adesão – superam em muito os desafios.

Referências

Interaction Design Foundation (IxDF). What is Co-Creation? Recuperado de https://www.interaction-design.org/literature/topics/co-creation
Mural Blog. (2024). Collaborative design: What is it and why does it matter? Recuperado de https://www.mural.co/blog/collaborative-design
Thoughtworks Insights. (2021). Design as a team: a guide to cross-functional collaboration. Recuperado de https://www.thoughtworks.com/en-us/insights/articles/design-as-a-team
DesignSystems.com. Build trust by taking a cross-functional approach. Recuperado de https://www.designsystems.com/build-trust-by-taking-a-cross-functional-approach/
UXPin Studio Blog. (2023). A Guide to Cross-Functional Collaboration for Designers. Recuperado de https://www.uxpin.com/studio/blog/cross-functional-collaboration/
Staton, Dan. Co-Creation Process for Product Teams. Recuperado de https://www.danrstaton.com/co-creation-process-for-product-teams